Ruimte, plaats en toneel
There are no translations available.

Tijdens het recente symposium “State of conflict, georganiseerd door het Public Mediation Program van de UvA, hield Maarten Hajer een keynote speech over Spaces ‘A Soft Space Theory of Politics’. Space in een brede betekenis: fysieke ruimte, ruimte in tijd en mentale ruimte voor mensen om een positieve bijdrage aan de samenleving te kunnen geven. Er kwamen mooie voorbeelden voorbij over hoe mensen vrij in hun uitingen kunnen worden door zorgvuldige vormgeving van de fysieke ruimte waarin dat kan gebeuren. 

In ons dagelijks werk als beleidsbemiddelaar vraagt die fysieke omgeving meestal meer aandacht dan wanneer een willekeurige vergadering of seminar moet worden georganiseerd. Er is vaak veel aandacht voor de bereikbaarheid van de locatie, maar weinig voor wat die locatie zelf voor de bijeenkomst kan betekenen. 

Voor een stakeholderbijeenkomst was de ruimte ingericht met een aantal tafels met ongeveer 8 stoelen er om heen. Bij binnenkomst vroeg een dame: “Welke is de vergadertafel?” Het antwoord “Die is er niet, want dit is geen vergadering”, ontregelde in eerste instantie ook anderen die binnen kwamen. Onze bedoeling was om creativiteit aan te boren en dat lukt niet in een vergader-setting. Maar wel in kleine groepjes waar iedereen kan mee doen en er een informelere sfeer is.

In een ander traject waar jarenlange conflicten moesten worden beslecht, had de organisatie voor de eerste bijeenkomst van zo’n 25 stakeholders een kasteel gehuurd. Prestigieus maar donker en koud, met kleine ruimtes. Na een pertinente weigering als beleidsbemiddelaar om daar te werken, vonden we een gebouw met veel licht in een landschappelijk plezierige omgeving. Alle opvolgende bijeenkomsten, formeel en informeel, vonden daar plaats. Dat gebouw, zijn uitzicht en open sfeer droegen in belangrijke mate bij aan het bereikte akkoord.

Op Youtube staat een filmpje van een Amerikaanse collega (zie: https://www.youtube.com/watch?v=aHhPh5aKG0U),  die laat in dit filmpje zien hoe een bemiddeling zelfs kan mislukken door een verkeerde stoelkeuze in de ruimte. Door aan een kant van de tafel te zitten waar ook de vertegenwoordigers van de opdrachtgevers een plekje vonden, werd hij onmiddellijk verdacht van partijdigheid. Een combinatie van ruimtelijke aspecten kan ook bepalend zijn: in een provincie was er over een belangrijk onderwerp geen gesprek meer mogelijk tussen de politieke bestuurders en de ambtenaren. Als beleidsbemiddelaar vond ik het een slecht plan om de vergadering te gaan leiden in de vergaderzaal van GS, zoals mij voorgesteld werd. Niet alleen omdat dat rolbevestigend zou zijn, maar vooral ook omdat de CvdK ongetwijfeld op zijn speciale stoel zou gaan zitten en daarmee alsnog de leiding van de bijeenkomst zou opeisen. De bijeenkomst vond daarom plaats in een anonieme projectruimte met zowel politici als ambtenaren aan de tafel.

Als beleidsbemiddelaars zijn we gewend om de ruimtes waarin we gaan werken vooraf even te bezoeken. Door gebrek aan tijd en grote reisafstand, had ik iemand anders gevraagd om de locatie te gaan bekijken. Die had keurig verslag uitgebracht, foto’s gemaakt en afspraken met de locatie gemaakt. Toen de bijeenkomst enkele weken later plaatsvond, vroor het buiten en was de grote plenaire zaal ijskoud. En tot overmaat van ramp was de eigenaar van de locatie niet eerlijk geweest over het parallelle gebruik van de ruimte voor een kinder BSO. Tijdens de bijeenkomst moesten de kinderen dwars door het gezelschap heen naar hun speelruimte, die niet geluiddicht bleek te zijn….. Dan moet je improviseren en de situatie naar je hand zetten. ‘Laten we even plaats maken voor de nieuwe generatie, want die hebben we hard nodig voor het oplossen van ons klimaatprobleem! En laten we ook iets doen aan het ijzige klimaat hier binnen: we gebruiken de kleine ruimte hiernaast. Dat is krap, maar wél warm! Helpen jullie even mee?” Doordat iedereen de ruimte ervoer als vervelend, waren mensen bereid om mee te helpen en ontstond een sfeer van saamhorigheid: met vereende krachten werden in no time tafels en stoelen versleept en konden we dóór. 

In een ander voorbeeld koos ik als procesmanager bewust voor een boot als ruimte voor een cruciale bijeenkomst in een onderhandeling. Omdat het over rivierbeheer ging, was het natuurlijk ook passend bij het thema. Ik had er voor gekozen om daadwerkelijk te gaan varen, omdat niemand tussentijds dan van boord kon en ‘weg kon lopen’. Partijen wilden er ook samen uit zien te komen en het hielp door dat in de ruimte op dat moment ‘af te dwingen’.

Bij procesmanagement is de T van Toneel één van de acht T’s, de sturingsvariabelen voor een succesvol proces. Als beleidsbemiddelaar zorg je voor het passende ‘Toneel’ bij de bedoeling van de bijeenkomst. Aansluiting bij de thema’s die spelen helpt: daarom werken locaties waar je kunt ervaren wat er speelt vaak goed. Een bijeenkomst over de toekomst van een oude stadswijk organiseer je niet op het nieuwe stadhuis, maar in een oud schoolgebouw dat leeg staat of een buurthuis in de wijk zelf. Daarmee worden de kwesties die spelen meteen zichtbaar en voelbaar. Je wil tenslotte een overeenkomst die uitvoerbaar is en waar betrokkenen de schouders onder zetten. Met de setting van je ‘Toneel’ in elke bijeenkomst, kun je daar naar toe werken.

Wees voorbereid op tegengas. Toneel wordt vaak als bijzaak gezien. ‘Het maakt toch niet zoveel uit waar we zitten?’ of ‘Ik regel wel even een ruimte in het gemeentehuis, dat kost niets’. De voorbeelden illustreren dat het wel uitmaakt en dat het aan ons als procesmanagers en bemiddelaars is om hier in te sturen. En een goede toneelkeuze wordt altijd door iedereen gewaardeerd!

Frans Evers en Femke Vergeest

December 2019

 

 

 

 

 

 

Weblog Larry Susskind

larryThe Consensus Building Approach - Bezoek Larry Susskind's blog op BLOGSPOT.

Environmental Policy and Planning

Contact

0031 (6) 55 68 65 31  of  0031 (6) 17419411


E-mail: info@mga-netwerk.nl